Site formları rehberi: Spam süzen, başvuruları tek kutuda toplayan formlar

Formlar, sitenin en sessiz ama en değerli parçasıdır. Bir ziyaretçi formu doldurduğunda artık anonim bir ziyaretçi değil, adı ve ihtiyacı belli bir müşteri adayıdır. Buna rağmen pek çok sitede iletişim formu yıllardır kimsenin bakmadığı bir e-posta kutusuna düşer, spam'in arasında gerçek talepler kaybolur.

Otopilot içindeki site formları modülü bu sorunu çözmek için yapıldı. Hazır şablondan form kurarsınız, tek satır kodla sitenize eklersiniz, gelen kayıtlar spam süzgecinden geçip panelinizdeki tek bir gelen kutusunda toplanır. Bu rehber önce iyi form tasarımının temel kurallarını, sonra aracın nasıl çalıştığını ve neleri yapmadığını anlatır.

İyi bir formun kuralları

Form tasarımı üzerine web.dev ve MDN'de ayrıntılı rehberler bulunur. Özetle şu kurallar çoğu formda işe yarar.

Az alan, net soru

Her ek alan, ziyaretçinin formu yarıda bırakma ihtimalini artırır. İletişim formunda ad, iletişim bilgisi ve mesaj çoğu zaman yeterlidir. "Firmanızın çalışan sayısı" gibi bir soruyu gerçekten kullanmayacaksanız sormayın. Zorunlu alanları gerçekten zorunlu olanlarla sınırlayın.

Doğru alan türü

Telefon için telefon alanı, e-posta için e-posta alanı, tarih için tarih seçici kullanın. Doğru alan türü mobilde doğru klavyeyi açar ve hatalı girişi baştan azaltır. Tarayıcının otomatik doldurma özelliği de doğru alan türleriyle daha iyi çalışır.

Anlaşılır hata mesajı

"Geçersiz giriş" yerine "Telefon numarası 10 haneli olmalı" gibi ne yapılması gerektiğini söyleyen mesajlar kullanın. Hata, ilgili alanın hemen yanında görünmelidir.

Ne olacağını söyleyin

Gönder düğmesinin yazısı işi anlatsın: "Teklif iste", "Başvurumu gönder". Gönderimden sonra ne olacağını yazın: "Bir iş günü içinde dönüş yapıyoruz." Belirsizlik, aynı kişinin formu iki kez göndermesine ya da telefonla aramasına yol açar.

Şablonlar ve alan türleri

Modülde sık kullanılan formlar için hazır şablonlar gelir: iletişim, teklif, randevu talebi, iş başvurusu, kurs başvurusu, etkinlik kaydı, memnuniyet anketi ve bayilik talebi. Bir şablon seçip alanları düzenleyebilir ya da boş başlayabilirsiniz.

Formda on altı alan türü bulunur:

• Kısa metin, uzun metin, e-posta, telefon, sayı
• Tarih ve saat
• Puanlama
• Dosya yükleme ve imza
• Tekli seçim, çoklu seçim, onay kutusu
• KVKK onayı için ayrı bir onay alanı
• Gizli alan
• Sayfa sonu (çok sayfalı form için)

Bir formda en fazla kırk alan kullanılabilir. Bu sınır pratikte fazlasıyla yeterlidir; kırk alanlı bir formu zaten kimse doldurmaz.

Koşullu alanlar

Bir alanı, önceki bir soruya verilen cevaba göre gösterebilirsiniz. Koşul türleri şunlardır: eşittir, eşit değildir, dolu, boş. Örneğin teklif formunda "Hizmet türü: Web tasarım" seçilirse "Mevcut site adresiniz" alanı açılır. Böylece her ziyaretçi yalnız kendisini ilgilendiren soruları görür.

Gizli alanlar

Gizli alanlar ziyaretçiye görünmez ama kayda eklenir. Sayfa adresi, gelinen adres, UTM kaynak, ortam ve kampanya değerleri, adres çubuğundaki belirli bir parametre ya da sabit bir değer saklanabilir. Bu sayede "Bu başvuru hangi reklamdan geldi?" sorusunu cevaplayabilirsiniz. Reklam ve sosyal medya bağlantılarınızda kampanya parametresi kullanıyorsanız gizli alanlar bu bilgiyi kayda taşır.

Dosya ve imza

Dosya alanında kabul edilecek türleri seçersiniz: PDF, Word, Excel ve görsel. Yüklenen dosyanın türü yalnız uzantısından değil içeriğinden de doğrulanır; uzantısı değiştirilmiş dosya kabul edilmez. Dosyalar yalnız panelden indirilebilir, herkese açık bir adreste durmaz. İmza alanı, ziyaretçinin ekrana imza atmasını sağlar.

KVKK onayı ve iletişim izni

Kişisel veri toplayan her formda aydınlatma ve onay konusu önemlidir. Modülde bunun için ayrı bir onay alanı vardır. Alanın metnini yazarsınız ve aydınlatma metninizin adresini bağlantı olarak ekleyebilirsiniz. Hazır şablonların çoğunda bu alan zorunlu olarak gelir.

Ziyaretçilerinizin verileri bakımından veri sorumlusu sizsiniz. Aydınlatma metninin içeriğini, saklama sürelerini ve sitenizdeki gizlilik metnini hazırlamak size aittir. Modül yalnız onay kutusunu ve kaydı sağlar, hukuki metni yazmaz.

WhatsApp'tan ilk mesaj

WhatsApp chatbotu modülünüz ve bağlı bir WhatsApp numaranız varsa formu dolduran kişiye WhatsApp'tan ilk mesaj gönderilebilir. Bunun için formda kişinin kendisinin işaretleyeceği ayrı bir onay kutusu gerekir; örneğin "WhatsApp'tan bana ulaşılmasını onaylıyorum". KVKK onayı bu kutunun yerine geçmez. Mesaj, Meta'da onaylı bir şablonla gider. Aynı numaraya günde bir kez, sitede saatte sınırlı sayıda mesaj gönderilir. Kişi yanıt yazarsa konuşmayı site chatbotu sürdürür ve gerekirse ekibinize devreder.

Spam koruması nasıl çalışır?

Spam, formların en büyük derdidir. Modül birkaç katmanlı koruma kullanır:

• Tuzak alan: Ziyaretçinin görmediği bir alan vardır. Botlar genellikle bunu da doldurur ve yakalanır.
• Doldurma süresi: Form yüklendikten sonra birkaç saniyeden kısa sürede gönderilen kayıt şüpheli sayılır.
• İmzalı form anahtarı: Her form gösterimi süreli bir anahtarla gelir. Anahtarı geçersiz ya da süresi geçmiş gönderim şüphelidir.
• Kaynak kontrolü: Form yalnız kendi sitenizin sayfalarından kayıt kabul eder. Kod başka bir siteye kopyalanırsa oradan gelen kayıtlar spam klasörüne düşer.
• Bağlantı sayısı: Metin alanlarında ikiden fazla bağlantı bulunan kayıt şüpheli sayılır.
• Hız sınırı: Aynı adresten kısa sürede çok sayıda gönderim reddedilir.
• Captcha: İsterseniz Cloudflare Turnstile ya da Google reCAPTCHA (v2 veya v3) eklersiniz. Bunun için kendi site anahtarınızı ve gizli anahtarınızı girmeniz gerekir.

Şüpheli kayıtlar silinmez, spam klasörüne alınır. Yanlışlıkla spam sayılan bir kaydı "Spam değil" ile geri alırsınız. Spam klasöründeki kayıtlar otuz gün sonra dosyalarıyla birlikte kendiliğinden silinir.

Bildirimler ve gelen kutusu

Her yeni kayıt panelde anında bildirim olur. E-posta bildirimi için iki seçenek vardır:

• Her kayıtta anında: Her başvuru için ayrı e-posta.
• Günlük özet: Gün içindeki kayıtlar, seçtiğiniz saatte tek e-postada.

Anında e-posta ve ziyaretçiye otomatik yanıt için sitenin kendi mail hesabını (SMTP) tanımlamanız gerekir. Mail hesabı yoksa form günlük özete döner ve otomatik yanıt çalışmaz. Otomatik yanıt için formda kişinin e-postası olarak işaretlenmiş bir e-posta alanı bulunmalıdır.

Gelen kutusu Gelen, Arşiv ve Spam klasörlerinden oluşur. Ad, e-posta ya da telefonla arama yapabilir, kayıtları CSV veya Excel olarak indirebilirsiniz.

Performans ekranı

Performans ekranı formun kaç kez görüntülendiğini, kaç kişinin doldurmaya başladığını, kaçının gönderdiğini ve ortalama doldurma süresini gösterir. En değerli bilgi, ziyaretçinin hangi alanda formu bıraktığıdır. Çok kişi aynı alanda vazgeçiyorsa o soruyu sadeleştirin ya da isteğe bağlı yapın. Rapor PDF dahil indirilebilir.

Sitenize ekleme

Formu yayına aldıktan sonra iki tür kod alırsınız: HTML kodu ya da WordPress kısa kodu. Kodu formun görünmesini istediğiniz yere yapıştırırsınız. Panelde formda yaptığınız değişiklikler, kodu yeniden eklemeden sitede güncellenir. Kod penceresi, kodun sitenizde görülüp görülmediğini de gösterir.

Görünüm sekmesinde vurgu rengi, köşe yumuşaklığı, düğme yazısı ve gönderimden sonra yönlendirilecek sayfa ayarlanır. Önizleme, değişikliği kaydetmeden önce formun nasıl görüneceğini gösterir. Formu sitenizin renkleriyle uyumlu tutun; ayrı bir uygulamadan gelmiş gibi duran bir form, ziyaretçide güven sorusu doğurabilir. Teşekkür sayfasına yönlendirme, dönüşümü analiz aracınızda ölçmeyi de kolaylaştırır.

Form türlerine göre öneriler

Her formun amacı farklıdır, bu yüzden aynı ayarlar her forma uymaz.

İletişim formu

Kısa tutun. Ad, e-posta ya da telefon ve mesaj yeterlidir. Kişinin hangi yolla dönüş istediğini soran tek bir seçim alanı eklemek işe yarar. Bildirimi "her kayıtta anında" seçin; iletişim talebine hızlı dönmek en çok burada fark yaratır.

Teklif formu

Teklif hazırlamak için gereken bilgiyi baştan alın, ama hepsini zorunlu yapmayın. Hizmet türünü çoklu seçimle sorun, bütçeyi seçenekli bir alanla isteyin. Koşullu alanlarla yalnız seçilen hizmetin ayrıntılarını gösterin. Gizli alanlarla kampanya bilgisini kaydedin; hangi reklamın gerçekten teklif getirdiğini böyle görürsünüz.

İş başvurusu formu

Özgeçmiş için dosya alanını PDF ve Word ile sınırlayın. Pozisyonu açılır listeden seçtirin, böylece başvuruları süzmek kolaylaşır. Bu formda çok sayıda başvuru gelebileceği için bildirimde günlük özet daha rahat olabilir.

Etkinlik kaydı ve anket

Etkinlikte oturum seçimi ve katılımcı sayısı yeterlidir. Memnuniyet anketinde puanlama alanını öne alın, açık uçlu soruyu sona koyun ve isteğe bağlı bırakın. Ankete katılan herkes uzun yazmak istemez, ama puan vermek kolaydır.

Bu önerileri tek tabloda toplarsak şöyle görünür:

Neler yapmaz? Sınırlar

• Ödeme almaz. Form veri toplar; ödeme, sepet ya da fatura işlemi yoktur.
• Hukuki metin yazmaz. KVKK onay kutusu vardır, aydınlatma metni sizin hazırlamanız gereken bir belgedir.
• Captcha anahtarını sizin yerinize almaz. Turnstile veya reCAPTCHA için kendi anahtarlarınızı girersiniz.
• SMTP olmadan anında e-posta göndermez. Mail hesabı yoksa yalnız günlük özet ve panel bildirimi çalışır.
• Başka sitelerden kayıt kabul etmez. Form yalnız projenin kendi alan adında çalışır.
• Sınırsız değildir. Site başına form sayısı ve aylık kayıt sayısı sınırlıdır. Sınır aşılsa da kayıt kaybolmaz; "Sınır aşıldı" etiketiyle görünür, ancak bu kayıtlar için e-posta bildirimi gitmez.
• Kendi başına CRM değildir. Kayıtları dışa aktarabilir ya da entegrasyonlarla kendi sisteminize gönderebilirsiniz.

Form Oluşturucu site bazında alınan bir modüldür; Sohbet Asistanı Paketi içinde de gelir. Ayrıntılı sınırlar için fiyatlar sayfasına bakın. Randevu için ayrı bir modül olan online randevu boş saatleri gösterir ve takvimle eşitlenir; basit bir randevu talebi için form şablonu da yeterli olabilir.

Kurulum adımları

1. Yeni form oluşturun ve uygun şablonu seçin.
2. Gereksiz alanları silin, zorunlu alanları gözden geçirin.
3. Ad, e-posta ve telefon alanlarında "bu alan kimin bilgisi" ayarını işaretleyin.
4. KVKK onay alanına aydınlatma metninizin bağlantısını ekleyin.
5. Gerekirse gizli alanlarla UTM ve sayfa adresini kaydedin.
6. Bildirim türünü seçin, gerekiyorsa mail hesabını tanımlayın.
7. Spam yoğunsa captcha ekleyin.
8. Formu yayına alın, kodu sayfaya yapıştırın ve kendiniz bir deneme kaydı gönderin.

Bir hafta sonra performans ekranına bakın ve en çok bırakılan alanı sadeleştirin. Formun bulunduğu sayfanın genel teknik durumunu site analizi aracıyla da kontrol edebilirsiniz.

Sık sorulan sorular

Formu değiştirince kodu yeniden eklemem gerekir mi?

Hayır. Form yapısı panelden okunduğu için değişiklikler kod yenilenmeden yansır.

Spam olarak işaretlenen kayıtlar ne olur?

Ayrı klasöre alınır, gelen kutunuza karışmaz. Otuz gün sonra kendiliğinden silinir. Bu süre içinde "Spam değil" ile geri alabilirsiniz.

Kayıt sınırını aşarsam başvurular kaybolur mu?

Hayır. Kayıt alınmaya devam eder ve panelde görünür. Sınırdan sonraki kayıtlar için yalnız e-posta bildirimi gönderilmez.

Ödeme alan bir form yapabilir miyim?

Hayır. Modül veri toplar, ödeme almaz.

Ziyaretçi hangi dosyaları yükleyebilir?

Dosya alanında seçtiğiniz türler kabul edilir: PDF, Word, Excel ve görsel. Dosyanın türü içeriğinden doğrulanır. Bir kayıttaki dosyaların toplam boyutu da sınırlıdır, bu yüzden büyük video ya da arşiv dosyası istemeyin.

KVKK onay kutusu WhatsApp izni yerine geçer mi?

Hayır. WhatsApp'tan ilk mesaj için kişinin işaretleyeceği ayrı bir onay kutusu gerekir.

Kaynaklar

• web.dev: Formlar hakkında öğrenin
• MDN: İstemci tarafı form doğrulama
• MDN: HTML autocomplete özniteliği
• Google reCAPTCHA v3 belgeleri
• Google Analytics: Özel URL'lerle kampanya verileri toplama