Hosting ve alan adı takip rehberi: Yenileme tarihleri, hatırlatmalar ve müşteri listesi

Alan adı ve hosting yenilemeleri yılda bir gelir ve bu yüzden kolayca unutulur. Kredi kartının süresi dolmuştur, otomatik yenileme kapalıdır ya da bildirim e-postası eski bir adrese gitmiştir. Sonuç aynıdır: Site kapanır, e-postalar düşer ve bazen alan adı başkasının eline geçer.

Tek bir site için bu bir takvim notuyla çözülebilir. Ama on, elli ya da yüzlerce müşteri hizmeti yöneten bir ajans ya da serbest çalışan için takvim yetmez. Hangi hizmet kime ait, hangi sağlayıcıda duruyor, ne zaman bitiyor ve kaça satıldı? Bunlar tek bir listede durmalı.

Bu rehber, yenileme takibinin neden önemli olduğunu ve Otopilot içindeki Hosting ve alan adı takibinin bu işi nasıl yaptığını anlatır. Neyi yapmadığını da açıkça yazar.

Süresi dolan bir hizmet neye mal olur?

Alan adı

Süresi dolan bir alan adı genellikle hemen başkasına geçmez. Kayıt firmasına ve uzantıya göre değişen bir ek süre vardır. Ama bu sürede siteniz ve e-postanız çalışmayabilir. Ek süre de geçerse alan adını geri almak zorlaşır ya da imkânsız hâle gelir.

SSL sertifikası

Sertifikanın süresi dolduğunda tarayıcı ziyaretçiye tam sayfa bir güvenlik uyarısı gösterir. Ziyaretçinin çoğu bu noktada geri döner. Form ve ödeme sayfaları kullanılamaz hâle gelir. HTTPS'in neden önemli olduğunu web.dev ve MDN ayrıntılı anlatır.

Hosting

Hosting hizmeti askıya alındığında site ya hiç açılmaz ya da bir hata sayfası gösterir. Google'ın belgesine göre sunucu hataları uzun sürerse tarama yavaşlar ve daha önce dizine eklenmiş sayfalar zamanla dizinden çıkabilir. Yani birkaç günlük bir unutkanlık, aylarca emek verilmiş görünürlüğü etkileyebilir.

Lisans ve e-posta

Tema, eklenti ya da yazılım lisansının bitmesi güncelleme alamamak anlamına gelebilir. Bu da güvenlik riski demektir. Kurumsal e-posta hizmetinin bitmesi ise iletişimi doğrudan keser.

Hepsinin ortak noktası şudur: Önceden haber alındığında çözüm birkaç dakikalık bir ödeme işlemidir.

Hosting takibi neyi tutar?

Hizmet türleri

Listeye yedi tür hizmet eklenebilir:

• Alan adı
• Hosting
• Sunucu
• SSL sertifikası
• E-posta
• Lisans
• Diğer

Her hizmet için müşteri, sağlayıcı, yenileme tarihi, dönem, para birimi, alış fiyatı, satış fiyatı ve not girilebilir. Para birimi olarak Türk lirası, dolar, euro ve sterlin desteklenir.

Tarihler kendiliğinden okunur

Alan adı ve SSL için yenileme tarihini sizin yazmanız gerekmez:

• Alan adı: Bitiş tarihi RDAP üzerinden okunur. RDAP, alan adı kayıt bilgisini makinece okunabilir biçimde veren güncel sorgulama yöntemidir.
• SSL: Bitiş tarihi sitenize yapılan TLS bağlantısıyla sertifikadan okunur.

Bu tarihler her gece yenilenir. Böylece siz sağlayıcıda yenileme yaptığınızda yeni tarih ertesi gün listeye yansır.

Hatırlatma ve tarih okuma davranışını hizmet türü bazında özetleyen tablo şöyledir.

Bazı alan adı uzantılarında RDAP bitiş tarihi vermeyebilir. Bu durumda hizmet "bulunamadı" olarak işaretlenir ve tarihi elle girersiniz. Diğer hizmet türlerinde tarih zaten sizin tarafınızdan girilir.

Müşteri listesi

Müşterileri ayrı bir kayıt olarak tutarsınız: ad, firma, e-posta ve telefon. Her hizmet bir müşteriye bağlanabilir. Böylece bir müşterinin bütün hizmetlerini tek bakışta görürsünüz.

Alış ve satış fiyatı girilmiş hizmetler için yıllık kâr, para birimine göre ayrı ayrı özetlenir. Bu bir muhasebe raporu değildir. Ama hangi hizmetin zararına satıldığını fark etmenize yardımcı olur.

Toplu aktarım

Mevcut listeniz bir tabloda duruyorsa tek tek girmeniz gerekmez. Excel veya CSV dosyasını yükleyebilirsiniz. Panelden hazır bir şablon indirilir. Yüklemeden önce kaç kaydın ekleneceğini görürsünüz, onaylayınca eklenir.

Tek seferde en fazla 2.000 satır ve 2 MB boyutunda bir dosya aktarılabilir. Daha büyük listeleri parçalara bölerek yükleyebilirsiniz. Şablondaki sütunlar şunlardır: müşteri, firma, e-posta, telefon, tür, hizmet veya alan adı, sağlayıcı, yenileme tarihi, dönem, para birimi, alış, satış ve not.

Hatırlatmalar nasıl çalışır?

Size giden hatırlatma

Her gün bir kontrol çalışır. Bitişe 30, 7 ve 1 gün kala her eşik için bir kez:

• Panelde bildirim oluşur.
• Hesap e-postanıza bir özet gider.

Aynı eşik için aynı hizmette ikinci kez hatırlatma gönderilmez. Yenileme yapıp tarih değiştiğinde sayaç sıfırlanır ve yeni dönem için hatırlatmalar yeniden başlar. Süresi geçmiş hizmetler listede ayrıca gösterilir.

Müşteriye giden hatırlatma

İsterseniz müşterinize de yenileme hatırlatması gönderilir. Bunun için:

1. Kendi e-posta hesabınızı panele bağlarsınız. Hatırlatma müşterinize sizin adınızla, bu hesaptan gider.
2. Konu ve metni düzenlersiniz. Metinde hizmet adı ve tarih için yer tutucular kullanılabilir.
3. Hatırlatma göndermek istediğiniz hizmette müşteri hatırlatmasını açarsınız.

Müşteriye giden hatırlatma da aynı 30, 7 ve 1 gün eşiklerini kullanır. Müşterinin e-posta adresi yoksa ya da e-posta hesabınız doğrulanmamışsa gönderim yapılmaz.

WHM ve cPanel bağlantısı

Kendi sunucunuzda müşteri hesapları barındırıyorsanız WHM ya da cPanel'i bağlayabilirsiniz.

• Bağlantı bir API jetonu ile kurulur, şifre girilmez.
• Kaydetmeden önce bağlantı sınanır.
• Jeton şifreli saklanır ve bir daha gösterilmez.
• Sunucudaki hesaplar hizmet olarak listeye düşer.
• Disk kullanımı her gün okunur. Bir hesabın diski yüzde doksan doluluğa ulaştığında size haber verilir.
• Askıdaki hesaplar ayrıca işaretlenir.
• Listeden bir hesabın cPanel'ine şifre yazmadan giriş yapabilirsiniz.

Bağlantıyı silerseniz eşitlenen hizmetler listede kalır. Yalnız sunucu bağı ve disk bilgisi kaldırılır.

Güvenlik önerileri

API jetonu, sunucunuzda geniş yetki taşıyabilir. Bu yüzden:

• Jetonu yalnız bu iş için oluşturun ve adlandırın. Başka bir araçla paylaşmayın.
• Panel destekliyorsa jetonun yetkisini gereken işlemlerle sınırlayın.
• Ekipten biri ayrıldığında ya da şüpheli bir durum olduğunda jetonu iptal edip yenisini oluşturun.

Panel erişimleri ve ekip

Her hizmete panel erişim bilgisi ekleyebilirsiniz: ad, adres, kullanıcı adı ve şifre. Şifreler şifreli saklanır.

Kimin görebileceğini siz belirlersiniz. Hesap sahibi her zaman görür. Diğer ekip üyeleri yalnız sizin seçtiğiniz erişimlerin şifresini görebilir. Her görüntüleme hesap aktivitesine kaydedilir.

Hosting takibi hesap düzeyinde çalışır. Tek bir site projesine değil, hesabınıza bağlıdır ve bütün müşteri hizmetlerinizi kapsar. Ekip üyeleriniz yetkilerine göre listeyi görebilir ya da düzenleyebilir. Salt okuma yetkisindeki üye değişiklik yapamaz.

Kurulumdan sonra ilk hafta

1. Listeyi toplayın. Kayıt firmalarınızın ve hosting sağlayıcılarınızın panellerinden hizmet listesini dışa aktarın.
2. Şablona aktarın. Paneldeki şablonu doldurup toplu aktarımı kullanın.
3. Sunucuyu bağlayın. WHM veya cPanel kullanıyorsanız hesapları içeri alın.
4. Bulunamayanları tamamlayın. Tarihi otomatik okunamayan alan adları için tarihi elle girin.
5. Fiyatları girin. Alış ve satış fiyatı girilmiş hizmetlerde kâr özeti anlam kazanır.
6. Müşteri e-postasını ayarlayın. E-posta hesabınızı bağlayıp metni kendi dilinize göre düzenleyin.
7. Erişim yetkilerini gözden geçirin. Hangi ekip üyesinin hangi şifreyi görebileceğini belirleyin.

Yenileme düzeni için öneriler

• Kayıt firmasındaki iletişim e-postasının güncel ve sizin erişebildiğiniz bir adres olduğundan emin olun.
• Mümkünse otomatik yenilemeyi açık tutun. Takip listesi bir güvenlik ağıdır, tek önlem değildir.
• Ödeme kartının son kullanma tarihini de bir "diğer" hizmet olarak listeye ekleyebilirsiniz.
• SSL sertifikası otomatik yenileniyorsa bile bitiş tarihini izleyin. Otomatik yenilemenin sessizce başarısız olması sık görülen bir durumdur.
• Önemli alan adlarını birkaç yıllık dönemle yenilemeyi düşünün. Böylece yenileme sayısı azalır ve tek bir unutkanlığın etkisi küçülür.
• Müşteriye giden hatırlatma metnine yenileme için kiminle iletişime geçeceğini ve son ödeme gününü yazın. Belirsiz bir hatırlatma çoğu zaman cevapsız kalır.

Yeni bir müşteri devralırken

Ajansların en çok zorlandığı an, başka birinin kurduğu bir siteyi devralmaktır. Alan adı kimin üzerine kayıtlı, hosting hangi hesapta, SSL'i kim yeniliyor? Bu sorular ilk gün cevaplanmazsa ilk yenileme tarihinde sürprizle karşılaşırsınız. Devralma sırasında şu kontrolleri yapın:

• Alan adı sahipliği: Alan adının müşterinin şirketi adına kayıtlı olduğundan emin olun. Önceki ajansın ya da bir çalışanın kişisel hesabında duruyorsa bunu müşteriyle konuşun.
• Kayıt firması erişimi: Kayıt firmasının paneline kimin girebildiğini öğrenin. Erişim bilgisini panel erişimleri bölümüne ekleyin ve görebilecek kişileri sınırlayın.
• DNS yönetimi: DNS kayıtları kayıt firmasında mı, ayrı bir hizmette mi yönetiliyor? Bunu not alanına yazın. Sorun çıktığında ilk bakılacak yer burasıdır.
• E-posta: Kurumsal e-posta hangi hizmette? Hosting ile aynı yerdeyse, hosting yenilenmediğinde e-postanın da duracağını müşteriye anlatın.
• SSL kaynağı: Sertifika hosting firmasının otomatik sertifikası mı, satın alınmış bir sertifika mı? Satın alınmışsa yenileme tarihini ayrı bir hizmet olarak ekleyin.
• Lisanslar: Tema ve eklenti lisanslarının kimin hesabında olduğunu öğrenin. Lisans önceki ajansın hesabındaysa güncelleme alamayabilirsiniz.

Bu kontrolleri yaptıktan sonra müşterinin bütün hizmetlerini listeye ekleyin. İlk hatırlatma geldiğinde artık kime, neyi, nerede yenileyeceğinizi bilirsiniz.

Aylık kısa gözden geçirme

Hatırlatmalar işi büyük ölçüde üstlenir. Yine de ayda bir kez listeye göz atmak iyi bir alışkanlıktır. Süresi geçmiş hizmet var mı? Tarihi bulunamayan alan adı kaldı mı? Diski dolmaya yaklaşan hesap var mı? Fiyatı girilmemiş hizmetler kâr özetini eksik gösteriyor mu? Bu dört soru beş dakikanızı alır.

Neler yapmaz?

• Yenilemeyi sizin adınıza yapmaz. Sistem hatırlatır ve takip eder. Yenilemeyi sağlayıcınızda siz yaparsınız.
• Kayıt firması değildir. Alan adı satın almaz, taşımaz, DNS kaydı değiştirmez.
• Ödeme almaz, fatura kesmez. Fiyat alanları yalnız takip ve kâr özeti içindir.
• Her uzantıda tarih okuyamaz. RDAP bilgi vermeyen uzantılarda tarihi elle girersiniz.
• E-posta, lisans ve diğer hizmetlerin tarihini bulamaz. Bu türlerde tarih sizin girdiğiniz tarihtir.
• Siteyi anlık izlemez. Sitenin açık olup olmadığını ve SSL durumunu proje düzeyinde izlemek için uptime izleme kullanılır. Ayrıntılar için uptime, SSL ve alan adı izleme rehberine bakabilirsiniz.
• Sınırsız değildir. Hizmet sayısının bir üst sınırı vardır. Modülün güncel koşulları için fiyatlar sayfasına bakın.

Uptime izleme ile farkı nedir?

İki özellik birbirine yakın görünür ama farklı soruları cevaplar.

Uptime izleme proje düzeyindedir. "Sitem şu an açık mı?" sorusunu sorar. Kesinti, SSL ve alan adı süresi gibi konularda o siteyle ilgili uyarı verir.

Hosting takibi hesap düzeyindedir. "Hangi müşterimin hangi hizmeti ne zaman bitiyor?" sorusunu sorar. Sitesi Otopilot'ta proje olarak bulunmayan müşterilerin hizmetlerini de tutar. Fiyat, kâr ve müşteri bilgisini birlikte saklar.

Bir ajans için ikisi birbirini tamamlar. Uptime izleme sorunu anında haber verir. Hosting takibi ise sorunun hiç çıkmamasını sağlar.

Sık sorulan sorular

Tarih otomatik okunmazsa ne olur?

Hizmet bulunamadı olarak işaretlenir. Bitiş tarihini elle girebilirsiniz.

Yenilemeyi sistem yapar mı?

Hayır. Sistem hatırlatır ve takip eder. Yenilemeyi sağlayıcınızda siz yaparsınız.

cPanel şifremi girmem gerekir mi?

Hayır. Bağlantı API jetonuyla kurulur ve jeton şifreli saklanır.

Her sitem için ayrı mı satın alınır?

Hayır. Hosting takibi hesap düzeyindedir ve bütün hizmetlerinizi kapsar. Hizmet sayısının bir üst sınırı vardır.

Ekip üyelerim kayıtlı şifreleri görebilir mi?

Yalnız sizin seçtiğiniz üyeler görebilir. Hesap sahibi her zaman görür. Her görüntüleme hesap aktivitesine kaydedilir, böylece kimin hangi erişime baktığını sonradan izleyebilirsiniz.

Müşterime giden e-posta kimin adına gider?

Panele bağladığınız kendi e-posta hesabınızdan, sizin adınızla gider.

Kaynaklar

• Google: HTTP durum kodları, ağ ve DNS hataları
• web.dev: HTTPS neden önemli?
• MDN: Transport Layer Security (TLS)
• MDN: Alan adı nedir?
• MDN: DNS