Online randevu rehberi: Takvim, hizmet, hatırlatma ve iptal düzeni

Telefonla randevu almak hem işletmeyi hem müşteriyi yorar. Telefon çalarken siz müşterinin saçını kesiyor, hastayı muayene ediyor ya da ders veriyor olabilirsiniz. Müşteri ise mesai bitmeden aramak zorunda kalır. Akşam saatinde aklına gelen randevuyu ertesi güne bırakır, çoğu zaman da unutur.

Online randevu bu boşluğu kapatır. Müşteri boş saatlerinizi görür, uygun olanı seçer, kayıt doğrudan önünüze düşer. Bu rehber, iyi bir randevu düzeninin nasıl kurulacağını genel olarak anlatır. Ardından Otopilot içindeki Online Randevu modülünün bu işi nasıl yaptığını, nerede durduğunu ve neleri yapmadığını açıkça gösterir.

İyi bir randevu düzeni neye dayanır?

Hangi aracı kullanırsanız kullanın, sağlam bir randevu düzeninin dört temeli vardır.

1. Net hizmet listesi: Her hizmetin süresi bellidir. "Saç kesimi 30 dakika, boya 90 dakika" gibi. Süre belli değilse sistem boş saati doğru hesaplayamaz.
2. Gerçekçi çalışma saatleri: Molalar, öğle arası ve kapalı günler takvime işlenir. Takvim gerçeği yansıtmıyorsa müşteri olmayan bir saate randevu alır.
3. Çakışma koruması: Aynı saat iki kişiye verilmemelidir. İki müşterinin aynı anda kapıda buluşması, işletmeye kaybettirdiği güven bakımından bir randevunun hiç gelmemesinden daha pahalıdır.
4. Hatırlatma ve kolay iptal: Unutulan randevu boş geçen bir saattir. Müşteri iptal etmek istediğinde bunu kolayca yapabilmelidir ki saat başkasına açılsın.

Google da kendi Takvim ürününde benzer bir "randevu programı" mantığı kullanır: uygun zaman aralıkları, randevu süresi, hazırlık payı ve ileri tarih sınırı. Bu kavramlar sektörden bağımsızdır. Kuaför, diş kliniği, danışman ya da özel ders veren biri için aynı soruları cevaplamanız gerekir.

Otopilot'ta randevu sayfası nasıl kurulur?

Online Randevu, site bazında alınan bir modüldür. Kurulum panelde birkaç sekmeden oluşur. Sırasıyla gidelim.

İşletme bilgileri

Önce randevu sayfasında görünecek işletme adını, telefonu, adresi ve kısa tanıtımı girersiniz. Projeye bağlı bir Google Haritalar kaydı varsa bu bilgileri ve çalışma saatlerini oradan içe aktarma seçeneği vardır. Böylece Haritalar'daki saatlerinizle randevu sayfanızdaki saatler birbirini tutar. Saat dilimi de bu bölümde ayarlanır. Bu önemlidir, çünkü sistem boş saatleri sizin saat diliminize göre hesaplar.

Hizmetler

Her hizmet için ad, açıklama, süre ve fiyat girersiniz. Süre beş dakikadan sekiz saate kadar seçilebilir. Fiyat yalnızca bilgi olarak gösterilir. Bu modül randevu sırasında ödeme almaz. Bir hizmeti geçici olarak gizleyebilir, hangi personelin verdiğini seçebilirsiniz. En az bir hizmet tanımlanmadan sayfa randevu almaz.

Çalışma saatleri ve kurallar

Haftanın her günü için bir veya birden çok zaman aralığı girersiniz. Örneğin 09:00-12:30 ve 13:30-18:00. Aradaki boşluk öğle arası olur. Ardından randevu kurallarını belirlersiniz:

• Saat aralığı: Takvimin kaç dakikalık adımlarla bölüneceği. Beş dakikadan iki saate kadar hazır seçenekler vardır.
• En az bildirim süresi: Müşteri en geç ne kadar önceden randevu alabilir. "Yarım saat sonrasına randevu verme" demek istiyorsanız buradan ayarlarsınız.
• En fazla ileri tarih: Kaç gün sonrasına kadar randevu alınabileceği. Bir yıla kadar seçilebilir.
• Günde bir randevu: Açarsanız aynı personelin o gün için yalnız bir randevusu olur. Uzun seans veren işler için kullanışlıdır.
• Resmî ve dinî tatiller: Tatillerde kapalı mı açık mı olacağınızı seçersiniz. İsterseniz tek tek tatil günleri için istisna tanımlarsınız. Arife gibi yarım günler öğleden sonra kapalı sayılır.
• Kapalı günler: Yıllık izin, tadilat ya da özel bir gün için takvimden belirli tarihleri kapatırsınız.

Personel

Tek başınıza çalışıyorsanız bu sekmeyi atlayabilirsiniz. Birden çok kişi randevu veriyorsa ekibinizden kişi ekler, her birine ayrı haftalık saat tanımlarsınız. Boş saatler ve çakışma kontrolü personel bazında ayrı hesaplanır. Ayşe Hanım doluyken Mehmet Bey'in aynı saati boş görünebilir.

Form ve bot koruması

Randevu formunda ad ve e-posta her zaman istenir. Telefon ve not alanını gösterip gizleyebilir, zorunlu yapabilirsiniz. Bunlara ek olarak metin, seçim listesi, tarih, onay kutusu ve KVKK onayı gibi alanlar ekleyebilirsiniz. Bot koruması için doğrulama hizmeti tanımlama seçeneği de bu sekmededir.

Görünüm ve paylaşım

Vurgu rengi, köşe yuvarlaklığı, yazı boyutu ve genişlik gibi ayarlarla sayfayı markanıza yaklaştırırsınız. Sonra iki yoldan birini seçersiniz:

• Randevu bağlantısı: Size ait herkese açık bir randevu sayfası oluşur. Bu bağlantıyı Instagram profilinize, WhatsApp mesajlarınıza ya da Google İşletme Profili'nizdeki randevu bağlantısı alanına koyabilirsiniz. Sitesi olmayan işletmeler için en kolay yol budur.
• Sitenize gömme: Tek satırlık bir kod parçasıyla randevu alanı kendi sitenizdeki bir sayfanın içinde görünür.

Dolu saatlerin müşteriye hiç gösterilmemesini ya da üstü çizili gösterilmesini de siz seçersiniz.

Boş saatler nasıl hesaplanır?

Müşteri bir hizmet ve gün seçtiğinde sistem şu sırayla eler:

1. O günün çalışma aralıkları alınır. Gün kapalıysa veya tatil kuralına takılıyorsa hiç saat çıkmaz.
2. Aralıklar, seçtiğiniz saat adımına ve hizmet süresine göre dilimlere bölünür.
3. En az bildirim süresinden önceki ve en fazla ileri tarihten sonraki dilimler düşer.
4. Mevcut randevularla ve bağlıysa Google Takvim'deki meşgul zamanlarla çakışan dilimler dolu sayılır.

Kalan dilimler müşteriye sunulur. İki müşteri aynı anda aynı saate basarsa ne olur? Randevu oluşturulurken personel bazında veritabanı kilidi alınır. İlk gelen kaydı alır, ikinci müşteri "Bu saat az önce doldu" uyarısı görür ve başka saat seçer. Böylece aynı saat iki kez verilmez.

Google Takvim eşitlemesi

Google Takvim bağlantısı isteğe bağlıdır. Bağladığınızda iki şey olur:

• Takviminizdeki meşgul zamanlar düzenli aralıklarla çekilir ve o saatler randevu sayfasında dolu görünür. Bunun için Google'ın "boş/meşgul" sorgusu kullanılır. Etkinliklerinizin başlığı ya da içeriği değil, yalnız dolu olduğunuz zaman aralıkları okunur.
• Gelen randevular takviminize etkinlik olarak yazılır.

Her personel kendi takvimini bağlayabilir. Takvim bağlantısı platform tarafında henüz yapılandırılmamışsa ekranda "Yapılandırılmadı" yazar. Bu durumda takvim olmadan da randevu almaya devam edersiniz.

Onay, hatırlatma ve iptal

Randevunun yaşam döngüsünde hangi durumda ne olduğunu aşağıdaki tablo özetler. Ayrıntılar altındaki başlıklarda.

Onaylı veya doğrudan randevu

"Randevuları ben onaylayayım" seçeneği kapalıysa randevu hemen kesinleşir. Açıksa saat ayrılır ama siz onaylayana kadar kesinleşmez. Onaylamadığınız bir randevu, başlangıç saati geldiğinde kendiliğinden iptal edilir. Böylece unutulan onaylar takvimde sahipsiz kalmaz. Saati geçmiş onaylı randevular da kendiliğinden "Tamamlandı" durumuna geçer.

Hatırlatmalar

Onaylı randevulara başlamadan 24 saat ve 1 saat önce hatırlatma gider. Randevu bu sürelerden daha kısa bir süre önce alındıysa ilgili hatırlatma atlanır, çünkü anlamı kalmamıştır. WhatsApp numaranız bağlıysa ve onaylı bir hatırlatma şablonunuz varsa hatırlatma WhatsApp'tan da gider.

Burada önemli bir koşul var: Müşteriye giden onay, iptal, erteleme ve hatırlatma e-postaları sizin mail hesabınızdan gönderilir. Kendi gönderen hesabınızı (SMTP) tanımlamadıysanız hiçbir randevu e-postası gitmez ve panel bunu açıkça uyarır. Bu tercih bilinçlidir. Müşteriniz e-postayı tanımadığı bir adresten değil, sizin adınızdan alır.

Müşterinin kendisi iptal veya erteleme yapması

Her randevu e-postasında müşteriye özel bir yönetim bağlantısı bulunur. Müşteri bu bağlantıyla randevusunu iptal edebilir ya da başka bir boş saate taşıyabilir. Randevuya 24 saatten az kaldığında bu bağlantı değişikliğe izin vermez. Son dakika iptalleri için müşterinin sizi araması gerekir. Bu kural, son anda boşalan saatleri doldurma şansınızın kalmadığı durumları azaltır.

Panelden yönetim

Randevular sekmesinde gelen kayıtları takvim veya liste görünümünde izler, onaylar ya da iptal edersiniz. İptal kaydında iptalin kimden geldiği (işletme, müşteri ya da sistem) görünür. Kurulumu tamamladıysanız sitenizdeki site sohbet asistanı da boş saatleri sunup sohbet içinden randevu açabilir.

Randevu sayfası ve yerel görünürlük

Randevu bağlantısı, Google İşletme Profili'ndeki "yerel işletme bağlantıları" alanına eklenebilecek türden bir bağlantıdır. Google bu bağlantıların doğrudan işlem yapılacak sayfaya gitmesini ister. Yani bağlantı ana sayfanıza değil, doğrudan randevu sayfasına gitmelidir. Bu bir sıralama vaadi değildir, ama Haritalar'da sizi bulan birinin bir adım daha az atmasını sağlar.

Çalışma saatleriniz de tutarlı olmalıdır. Google, İşletme Profili'nde normal ve özel çalışma saatlerinin güncel tutulmasını önerir. Randevu sayfanızda tatil kapanışı tanımlarken aynı günü Haritalar'da da özel saat olarak girerseniz müşteri iki yerde iki farklı bilgi görmez. Yerel tarafın tamamı için yerel SEO rehberi ve Google Haritalar'da işletme görünmüyor yazılarına bakabilirsiniz.

Kurulumdan önce hazırlamanız gerekenler

Sistemi açmadan önce yarım saat ayırıp şu listeyi kâğıt üzerinde çıkarırsanız kurulum çok daha hızlı biter:

• Hizmet listesi ve gerçek süreler: Kâğıttaki süre ile gerçek süre çoğu zaman farklıdır. Son birkaç haftanın kayıtlarına bakın. Bir hizmet ortalamada 40 dakika sürüyorsa 30 dakika yazmayın, aksi halde gün boyunca kayma birikir.
• Hazırlık ve temizlik payı: Her müşteri arasında beş on dakikalık bir boşluk gerekiyorsa bunu hizmet süresine katın. Böylece takvim nefes alır.
• Kim hangi hizmeti veriyor: Her personelin her hizmeti vermediği işletmelerde bu eşleşme baştan doğru kurulmalıdır.
• Kapanış günleri: Önümüzdeki aylarda bildiğiniz izinleri ve tadilat günlerini şimdiden kapatın.
• Form soruları: Müşteriden gerçekten neye ihtiyacınız var? Her ek alan formu uzatır. Gereksiz soru, randevuyu yarıda bırakmanın en yaygın nedenlerinden biridir. web.dev'in form rehberi de alanları az ve anlaşılır tutmayı önerir.
• Gönderen e-posta hesabı: Hatırlatmaların gitmesi için işletme adınıza açılmış bir e-posta hesabının SMTP bilgilerini hazır edin.

İlk haftayı deneme gibi düşünün. Gelen randevuları izleyin, sık iptal edilen saatlere ve boş kalan günlere bakın. Saat adımını veya en az bildirim süresini birkaç kez değiştirmeniz normaldir.

Neler yapmaz, sınırları neler?

Bir aracı doğru kullanmak için neyi yapmadığını bilmek gerekir.

• Ödeme almaz. Fiyat yalnız bilgi amaçlı görünür. Kapora ya da ön ödeme gerekiyorsa bunu ayrıca çözmeniz gerekir.
• Aylık randevu sınırı vardır. Sınır dolduğunda sayfa yeni randevu almaz ve "Bu ay için randevu sınırına ulaşıldı" der. Kalan hakkınız panelde görünür. Sınırlar için fiyatlar sayfasına bakın.
• E-posta için kendi hesabınız gerekir. SMTP tanımlanmadan müşteriye onay ve hatırlatma gitmez.
• SMS göndermez. Hatırlatma kanalı e-posta ve, şablonu varsa, WhatsApp'tır.
• Son 24 saatte müşteri değişiklik yapamaz. Bu bir eksiklik değil bir kuraldır, ama bilmeniz gerekir.
• Google Takvim zorunlu değildir, ama bağlanmazsa takviminizdeki diğer işleriniz randevu sayfasında görünmez. Çakışmayı siz takip etmelisiniz.
• Grup dersi veya kontenjanlı etkinlik için tasarlanmadı. Her randevu bir personelin bir zaman dilimini tutar.

Sık sorulan sorular

Sitem yoksa kullanabilir miyim?

Evet. Size ait randevu bağlantısı sitesiz çalışır. Instagram, WhatsApp ya da İşletme Profili üzerinden paylaşabilirsiniz.

Birden çok personel tanımlayabilir miyim?

Evet. Her personelin kendi saatleri olur ve çakışma kontrolü personel bazında yapılır. Her personel kendi Google Takvim'ini de bağlayabilir.

Müşteri randevusunu nasıl iptal eder?

E-postadaki kendisine özel bağlantıyla. Randevuya 24 saatten fazla varsa iptal edebilir ya da başka saate taşıyabilir.

Onay bekleyen randevuyu unutursam ne olur?

Başlangıç saati geldiğinde sistem onu kendiliğinden iptal eder. Mail hesabınız tanımlıysa müşteri bunun bilgisini e-postayla alır.

Hatırlatma e-postaları neden gitmiyor?

En sık neden mail hesabının tanımlanmamış olmasıdır. Panel bu durumda uyarı gösterir. Ayrıca yalnız onaylı randevulara hatırlatma gider.

Resmî tatillerde ne olur?

Tatillerde kapalı veya açık olmayı seçersiniz. İsterseniz tek bir tatil gününü istisna olarak açar ya da kapatırsınız.

Kaynaklar

• Google Takvim: Randevu programı oluşturma
• Google İşletme Profili: Yerel işletme bağlantıları
• Google İşletme Profili: Özel çalışma saatleri
• Google Calendar API: Boş/meşgul sorgusu
• web.dev: Formlar üzerine kapsamlı eğitim