Excel ile toplu fiyat güncelleme: zam, indirim ve yuvarlama kuralları

Toplu fiyat güncelleme, mağazanızdaki çok sayıda ürünün fiyatını tek bir kuralla aynı anda değiştirmektir. Maliyetler arttığında ya da bir kampanya başladığında yüzlerce ürünü tek tek düzenlemek hem saatler alır hem de hataya açıktır: bir ürün atlanır, bir fiyat yanlış yazılır, kuruşlar tutarsız kalır. Çoğu e-ticaret altyapısı ürünleri Excel ya da CSV dosyası olarak dışa aktarıp geri yüklemeye izin verir. Bu yazıda bu dosya üzerinde fiyatları güvenli biçimde nasıl güncelleyeceğinizi, hangi kuralların işe yaradığını, en sık yapılan hataları ve Otopilot'un Toplu Fiyat Güncelleme botunun işi nasıl kısalttığını anlatıyoruz.

Toplu fiyat güncelleme ne zaman gerekir?

Fiyat değişikliğinin birkaç tipik nedeni vardır. Tedarikçi zammı geldiğinde belirli bir marka ya da kategorinin fiyatını aynı oranda artırmanız gerekir. Mevsim sonunda bir kategoride indirim yaparsınız. Döviz kuruna bağlı ürünlerde fiyatları düzenli aralıklarla güncellersiniz. Kargo ya da komisyon maliyeti değiştiğinde düşük fiyatlı ürünlere sabit bir tutar eklemek isteyebilirsiniz.

Bu durumların ortak noktası, değişikliğin bir kurala bağlı olmasıdır: "Ayakkabı kategorisine yüzde sekiz zam", "500 TL altındaki ürünlere 20 TL ekle", "kampanya ürünlerini 99,90 TL yap" gibi. Kural net olduğunda iş elle değil, hesapla yapılmalıdır. Elle düzenleme ancak birkaç ürün için mantıklıdır.

Fiyat değişikliğinin yasal bir boyutu da vardır. Tüketiciye sunulan fiyatın etikette ve sitede tutarlı olması gerekir; kampanya yapıyorsanız eski ve yeni fiyatı doğru göstermelisiniz. Dosyada eski fiyatı ayrı bir sütunda saklamak, üstü çizili fiyat göstermek ve kampanya sonrası geri dönmek için işinizi kolaylaştırır.

Fiyat güncellemesini planlarken iletişimi de düşünmek gerekir. Kampanya kapsamında indirim yapıyorsanız kampanya başlangıç ve bitiş tarihini önceden belirlemek, eski fiyatları içeren dosyayı saklamak ve kampanya bitince aynı yöntemle eski fiyatlara dönmek en temiz yoldur. Fiyat artışında ise sepette bekleyen siparişler, onaylanmış teklifler ve pazar yerindeki ilanlar gibi farklı kanallardaki fiyatların da tutarlı olmasına dikkat edin. Birden çok kanalda satış yapıyorsanız her kanalın dosyasına aynı kuralı uygulamak tutarlılığı korur.

Excel'de formülle güncellemenin riskleri

Excel ile toplu güncelleme yapmanın klasik yolu yeni bir sütun açıp formül yazmaktır: fiyat sütununu 1,08 ile çarpmak, sonra sonucu yuvarlamak, sonra değerleri kopyalayıp asıl sütuna yapıştırmak. Bu yöntem çalışır ama birkaç yerde kolayca bozulur.

• Ondalık ayırıcı karışıklığı. Türkçe Excel virgül, mağaza paneli nokta bekleyebilir. Dosyayı açıp kaydetmek "1.249,00" değerini "1249" ya da metne çevirebilir.
• Filtrelenmiş satırlar. Excel'de filtre açıkken yapıştırılan formül gizli satırlara da uygulanabilir ya da hiç uygulanmayabilir.
• Yuvarlama formülleri. Kuruşu ,90 yapmak için iç içe formül gerekir; formül yanlış kurulursa bazı fiyatlar yukarı, bazıları aşağı yuvarlanır.
• En düşük fiyat kontrolü. İndirimde fiyatın maliyetin altına düşmesini önlemek ayrı bir formül ister.
• Gözden kaçan sütunlar. Formül sütunu silinmeden dosya yüklenirse mağaza bilinmeyen sütun hatası verir.

Bu risklerin hiçbiri büyük değildir ama birlikte ele alındığında yüzlerce ürünlük bir dosyada bir iki hatanın gözden kaçması kolaydır. Bu yüzden önizleme adımı, yani yüklemeden önce eski ve yeni fiyatı yan yana görmek, toplu güncellemenin en önemli parçasıdır.

Dosya biçimine dair bir not daha: CSV dosyaları virgül, noktalı virgül ya da sekme ile ayrılabilir. Türkçe ayarlı Excel genellikle noktalı virgül kullanır. Dosyayı elle düzenledikten sonra ayırıcının değişmediğinden ve Türkçe karakterlerin bozulmadığından emin olun; bozulmuş karakterler en çok ürün adlarında ve kategori adlarında fark edilir. UTF-8 kodlamasıyla kaydedilen CSV dosyaları bu sorunu büyük ölçüde önler.

Güncelleme kuralları ve yuvarlama tablosu

Toplu güncellemede kullanılan kurallar genellikle üç işlemden biridir: yüzde artış ya da indirim, sabit tutar ekleme ya da çıkarma ve tüm seçili ürünlere aynı yeni fiyatı verme. Bunlara filtre ve yuvarlama eklenir.

Aşağıdaki tabloda 1.249,00 TL'lik bir ürüne yüzde sekiz zam uygulandığında hesaplanan 1.348,92 TL'nin farklı yuvarlama kurallarıyla nasıl değiştiği görülüyor.

Kuruşu ,90 ya da ,99 yapan kurallarda fiyatın tam kısmı korunur; bu yüzden sonuç hesaplanan fiyatın biraz altında ya da üstünde olabilir. Tam sayıya, 5'in ya da 10'un katına yuvarlamada en yakın değere gidilir. Hangi kuralı seçtiğiniz bir fiyatlandırma kararıdır; önemli olan tüm üründe aynı kuralın tutarlı uygulanmasıdır.

Filtre, değişikliğin hangi ürünlere uygulanacağını belirler. Kategori, marka ya da ürün grubu sütununda belirli bir metni içeren satırlar ve belirli bir fiyat aralığındaki ürünler seçilebilir. Filtre dışında kalan satırlar dosyada aynen kalır.

Kural seçerken müşterinin göreceği fiyatı düşünmek de önemlidir. Yüzde ile yapılan zam pahalı ürünlerde büyük, ucuz ürünlerde küçük tutar farkı yaratır. Sabit tutar eklemek ise ucuz ürünlerde oransal olarak büyük bir artış demektir. Bazı mağazalar bu yüzden fiyat aralıklarına göre farklı kurallar uygular: örneğin 500 TL altındaki ürünlere sabit tutar, üstündekilere yüzde zam. Bu tür bir ayrım, filtre ile iki ayrı adımda kolayca yapılabilir.

Adım adım güvenli toplu güncelleme

Hangi aracı kullanırsanız kullanın, aşağıdaki sıra hatayı en aza indirir:

1. Mağazadan güncel dosyayı dışa aktarın. Eski bir dosya üzerinden çalışmak, bu arada değişmiş stok ve fiyatları geri alabilir.
2. Dosyanın bir kopyasını saklayın. Bir sorun olursa eski fiyatlara dönebilmek için ilk dosyayı ayrı tutun.
3. Kuralı yazılı hâle getirin. "Ayakkabı kategorisi, yüzde sekiz zam, ,90 yuvarlama, en düşük 99,90 TL" gibi.
4. Önizlemede uç durumlara bakın. En pahalı ve en ucuz ürünler, fiyatı boş olan satırlar ve en düşük fiyat sınırına takılan ürünler en çok hata çıkaran yerlerdir.
5. Önce birkaç ürünle deneyin. Mümkünse güncel dosyanın küçük bir parçasını mağazaya yükleyip sitede nasıl göründüğünü kontrol edin.
6. Tüm dosyayı yükleyin ve sitede örnek kontrol yapın. Farklı kategorilerden birkaç ürünün fiyatını sitede açıp doğrulayın.

Varyantlı ürünlerde, örneğin beden ya da renk seçeneği olan ürünlerde, her varyant genellikle ayrı satırdır ve kendi fiyatını taşır. Ana ürün satırında fiyat boşsa bu normaldir; önizlemede bu satırlar fiyat okunamadı olarak görünür ve değişmeden kalır.

Güncelleme sonrasında birkaç gün sitedeki siparişleri ve müşteri sorularını izlemek iyi bir alışkanlıktır. Fiyatı yanlış görünen bir ürün genellikle ilk siparişte ya da bir müşterinin sorusuyla fark edilir. Eski fiyatları içeren dosyayı en az bir sonraki güncellemeye kadar saklamak, böyle bir durumda hızlıca geri dönmenizi sağlar. Fiyat geçmişini düzenli tutmak, ileride hangi ürüne ne zaman zam yapıldığını görmek için de işe yarar.

Otopilot Toplu Fiyat Güncelleme botuyla toplu fiyat güncelleme

Otopilot'un Toplu Fiyat Güncelleme botu yukarıdaki adımları tek ekranda toplar. Mağazanızdan aldığınız XLSX ya da CSV dosyasını yüklersiniz; fiyat, ürün kodu, ürün adı ve kategori sütunları başlıklardan kendiliğinden bulunur. Bulunamazsa önizlemeden sonra listeden doğru sütunu seçersiniz.

Kural olarak yüzde artış ya da indirim, sabit tutar ekleme ya da çıkarma veya yeni fiyat belirleme seçilir. Yuvarlama için yuvarlama yok, tam sayı, ,90, ,99, 5'in katı ve 10'un katı seçenekleri vardır. En düşük fiyat yazarsanız kural sonrası bu tutarın altına inen ürünlere en düşük fiyat yazılır ve önizlemede ayrıca işaretlenir. Filtre ile yalnız belirli bir kategoriyi ya da fiyat aralığını değiştirebilirsiniz.

Önizlemede eski fiyat, yeni fiyat ve fark yan yana görünür; özet kaç satırın değişeceğini, kaçının filtre dışında kaldığını ve kaçında fiyatın okunamadığını gösterir. Onayladığınızda güncel dosya yüklediğiniz biçimde iner: CSV yüklediyseniz CSV, XLSX yüklediyseniz XLSX. Yalnız fiyat sütunu değişir, diğer sütunlar olduğu gibi kalır; isterseniz eski fiyat ayrı bir sütuna eklenir. Kaynak dosyada virgüllü yazılan fiyatlar virgülle, noktalı yazılanlar noktayla yazılır.

Bot mağazanıza doğrudan bağlanmaz; dosyayı mağaza panelinize siz yüklersiniz. Dosya yalnız hesaplama sırasında işlenir ve sunucuda saklanmaz. Tedarikçinizin listesinden fiyat ve stok aktarımını otomatikleştirmek isterseniz Otopilot'un Tedarikçi Ürün Aktarma Botu zamanlanmış aktarım yapar. Kargo maliyetinin fiyatlarınıza etkisini görmek için desi hesaplama ve kargo maliyeti rehberimizi, mağazanızın arama görünürlüğü için e-ticaret SEO rehberimizi okuyabilirsiniz. Otopilot paketlerini fiyatlar sayfasında karşılaştırabilirsiniz.

Bu adımlar bir dosyayı yüklemekle bitmez; asıl kazanç, aynı işi her dönem aynı güvenle tekrarlayabilmektir. Kural, önizleme ve indirme düzeni bir kez oturduğunda tedarikçi zammı ya da kampanya dönemi geldiğinde yapmanız gereken tek şey güncel dosyayı dışa aktarıp kuralı seçmektir. Böylece fiyat güncellemesi yarım günlük bir iş olmaktan çıkar, birkaç dakikalık kontrollü bir işleme dönüşür.

Toplu güncellemeyi bir ekip içinde yapıyorsanız kimin hangi kuralı ne zaman uyguladığını kısa bir not olarak tutmak, karışıklığı önler. İki kişinin aynı gün aynı dosya üzerinde farklı kurallar uygulaması, mağazada beklenmedik fiyatlar ortaya çıkarabilir. Güncellemeyi tek kişinin yapması ve sonucunu ekiple paylaşması en güvenli düzendir.

Sık sorulan sorular

Yüklediğim dosya saklanıyor mu?

Hayır. Dosya yalnız önizleme ve indirme isteği sırasında işlenir, kaydedilmez. Dosyanızda müşteri adı ya da telefon gibi kişisel veri varsa KVKK gereği önce o sütunları çıkarmanızı öneririz; fiyat güncellemesi için yalnız ürün sütunları gerekir.

Eski .xls dosyamı kullanabilir miyim?

Eski .xls biçimi okunmaz. Dosyayı Excel'de Excel Çalışma Kitabı (.xlsx) ya da CSV UTF-8 olarak yeniden kaydedin.

İki farklı kategoriye farklı oranlar uygulayabilir miyim?

Evet, iki adımda. İlk kategoriye kuralı uygulayıp indirdiğiniz dosyayı yeniden yükleyin ve ikinci kategoriye farklı filtre ve oranla kuralı uygulayın.

Fiyat düşerken maliyetin altına inmesini nasıl önlerim?

En düşük fiyat alanını kullanın. Kural sonrası bu tutarın altına inen ürünlere en düşük fiyat yazılır ve önizlemede ayrıca işaretlenir. Ürün bazında maliyet hesabı için maliyet sütunu ayrıca değerlendirilmelidir.

XLSX dosyamdaki biçimlendirme korunur mu?

İndirilen XLSX dosyası yeni bir çalışma kitabı olarak üretilir; hücre değerleri korunur, renk ve formül gibi biçimlendirmeler korunmaz. Mağaza panellerinin içe aktarma işlemi için yalnız değerler gerekir.

Fiyatı boş olan satırlar ne olur?

Fiyat hücresi boş ya da sayı olmayan satırlar önizlemede fiyat okunamadı olarak görünür ve indirilen dosyada değişmeden kalır. Varyantlı ürünlerde ana ürün satırının fiyatı çoğu zaman boştur; bu beklenen bir durumdur.

Kampanya bitince eski fiyatlara nasıl dönerim?

Güncelleme öncesinde dışa aktardığınız ilk dosyayı saklayın ve kampanya bitince mağazanıza bu dosyayı yükleyin. Eski fiyat sütunu seçeneği açıksa indirilen dosyada her ürünün eski fiyatı da ayrı bir sütunda durur.

Kaynaklar

• IETF RFC 4180: CSV dosya biçimi
• Mevzuat Bilgi Sistemi: 6563 sayılı Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkında Kanun
• Mevzuat Bilgi Sistemi: 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu
• Google: Ürün yapılandırılmış verileri