Müşteriye SEO Raporu Gönderme: Haftalık ve Aylık Otomatik Rapor

Ajanslarda ve serbest çalışan SEO uzmanlarında ayın ilk günleri benzer geçer: her müşteri için rapor hazırlanır, PDF alınır, e-posta yazılır, gönderilir. İş tekrarlıdır, ama atlanırsa müşteri ilişkisi zedelenir. Müşteriye SEO raporu gönderme işini otomatik hâle getirmek bu tekrarı ortadan kaldırır ve raporun her dönem aynı gün, aynı düzende gitmesini sağlar.

Otopilot'ta bu iş için /apps/raporlar/musteri ekranı vardır. Bu yazı alıcıların nasıl eklendiğini, onay adımını, gönderim sıklığını, e-postanın içeriğini, gönderim günlüğünü ve bu düzenin sınırlarını anlatır.

Müşteriye SEO raporu gönderme ekranı ne yapar?

Ekran proje başına çalışır. Her proje için en çok 5 müşteri alıcısı tanımlarsınız ve bir sıklık seçersiniz. Sonrasında rapor seçtiğiniz düzende kendiliğinden gönderilir.

Gönderilen e-postada iki şey vardır:

• Proje özet tablosu: Dönemin öne çıkan değerleri, e-postanın gövdesinde.
• SEO raporu PDF eki: Ayrıntılı rapor, ek olarak.

Kendi markanla rapor ayarı yaptıysanız e-postanın üst bandında ve PDF'te sizin firma adınız, logonuz ve renginiz görünür. Bu ayarı white label SEO raporu yazısında anlattık.

Bu özelliği kullanmak için paketinizin rapor dışa aktarma izni içermesi gerekir. Paket içerikleri fiyatlar sayfasında yazılıdır.

Alıcı eklemek ve onay adımı

Bir adres eklemek, o adrese rapor göndermeye başlamak anlamına gelmez. Bu düzen bilinçli olarak böyle kurulmuştur.

1. Ekranda projeyi seçin.
2. Alıcının e-posta adresini girin. Ad alanı isteğe bağlıdır; listede alıcıyı tanımanızı kolaylaştırır.
3. Ekledikten sonra adrese bir onay e-postası gider.
4. Alıcı listede Onay bekliyor olarak görünür. Bu durumdayken rapor gönderilmez.
5. Alıcı e-postadaki bağlantıyı açar ve sayfada Onayla der.
6. Onaydan sonra alıcı aktif olur ve sıradaki dönemin raporunu almaya başlar.

Onay adımının iki faydası vardır. Birincisi, yanlış yazılmış bir adrese rapor gitmez; adres sahibi onaylamadıkça gönderim başlamaz. İkincisi, raporu alan kişi bunu kendisi kabul etmiş olur. Müşterinizin şirketinde raporu kimin alacağı değiştiğinde yeni kişi de aynı adımdan geçer.

Alıcı raporu almayı nasıl bırakır?

Her rapor e-postasında Bu raporları almayı bırak bağlantısı vardır. Alıcı bağlantıya tıkladığında o projenin raporları ona gitmez. Rapor alan kişinin bu kontrolü kendi elinde tutması, istenmeyen e-posta şikâyetlerinin de önüne geçer.

Gönderim sıklığı ve dönemler

Üç seçenek vardır:

Aylık rapor ayın 2'sinde gider ve önceki ayın tamamını kapsar; yani rapor çıktığında dönem kapanmış olur. Search Console verisini doğru okumak için Search Console başlangıç rehberine bakabilirsiniz.

Aynı dönemin raporu bir alıcıya iki kez gitmez. Örneğin sıklığı aynı gün içinde kapatıp yeniden açsanız bile, o dönemin raporu alıcıya daha önce gönderildiyse tekrar gönderilmez.

Hangi sıklığı seçmeli?

Çoğu müşteri için aylık rapor yeterlidir. SEO değişiklikleri haftalar içinde görünür; haftalık raporda dalgalanmalar asıl eğilimi gölgeleyebilir. Haftalık rapor ise yeni başlanan, yoğun çalışılan ya da yakından takip edilmek istenen projelerde işe yarar. Kararı müşteriyle birlikte vermek en doğrusudur.

Önizleme ve gönderim günlüğü

Ekrandaki Önizleme düğmesi, müşterinin alacağı e-postanın görünümünü gösterir. İlk kurulumda ve marka ayarını değiştirdikten sonra önizlemeye bakmanızı öneririz; logo, renk ve firma adının doğru göründüğünü böylece kontrol edersiniz.

Gönderim günlüğü son 50 gönderimi listeler. Her satırda şu bilgiler yer alır:

• Alıcı
• Dönem
• Sonuç: gönderildi, başarısız ya da atlandı
• Başarısız ya da atlandıysa nedeni

Günlük, "raporu aldınız mı?" sorusunun cevabıdır. Müşteriniz raporu görmediğini söylediğinde önce günlüğe bakın. Gönderildi yazıyorsa sorun büyük olasılıkla alıcı tarafındadır; spam klasörü ya da şirket e-posta filtresi kontrol edilmelidir. Başarısız ya da atlandı yazıyorsa nedeni satırda yazar.

Adım adım ilk kurulum

1. Önce kendi markanla rapor ayarını yapın; ilk e-postanın markalı gitmesi için bu sıra mantıklıdır.
2. Raporlar bölümünden Müşteriye gönderim ekranını açın ve projeyi seçin.
3. Müşteri tarafındaki alıcıları ekleyin; en çok 5 alıcı.
4. Müşterinize onay e-postasının geleceğini önceden haber verin; e-postayı tanımadığı için silmesin.
5. Sıklığı seçin: haftalık ya da aylık.
6. Önizleme ile e-postanın görünümünü kontrol edin.
7. Alıcıların durumunun Onay bekliyor'dan çıktığını takip edin.
8. İlk gönderimden sonra gönderim günlüğünde sonucu kontrol edin.

E-postadaki ek, panelin SEO raporu PDF'idir; raporlama özelliklerinin tamamı raporlar sayfasında listelenir. Başlangıçtan bugüne uzanan bir karşılaştırma göstermek isterseniz ayrıca önce/sonra SEO raporu PDF ekranından dosya alıp müşterinize iletebilirsiniz.

Otomatik raporun sınırları ve iyi kullanım

Otomatik rapor zaman kazandırır, ama müşteri ilişkisinin yerine geçmez. Birkaç öneri:

Raporu yorumla destekleyin. Otomatik e-posta veriyi taşır, yorumu taşımaz. Önemli bir değişiklik olan aylarda kısa bir not yazmak, raporun okunmasını sağlar.

Alıcı sayısını gerçekten okuyacak kişilerle sınırlayın. Beş alıcı sınırı bir hedef değil, üst sınırdır. Raporu okumayan kişilere göndermek, raporun değerini düşürür.

Raporu sıralama sözü gibi sunmayın. Rapor sitenin durumunu ve ölçülen değişimi gösterir. Sıralama arama motorlarının kararıdır; raporun dili de bunu yansıtmalıdır.

Kişisel veriye dikkat edin. Alıcı listesinde yalnız raporu almayı kabul eden kişilerin iş adresleri olsun. Onay adımı ve "almayı bırak" bağlantısı bu konuda size yardım eder.

Haftalık iç raporu ayrı tutun. Kendi ekibiniz için haftalık özet istiyorsanız zamanlanmış görevler ile ayrı bir görev kurabilirsiniz. Müşteri raporu ile iç raporu ayırmak, iki tarafın da doğru bilgiyi almasını sağlar.

Müşteriye SEO raporu gönderme düzenini müşteriye anlatmak

Otomatik rapor kurulduğunda müşteriye kısa bir açıklama yapmak, raporun nasıl okunacağı konusunda baştan anlaşmayı sağlar. Bu açıklamada şunlara değinmenizi öneririz:

• Raporun ne zaman geleceği. Haftalık seçtiyseniz her pazartesi sabah, aylık seçtiyseniz her ayın 2'si sabah.
• Raporun neyi kapsadığı. Haftalık rapor son 7 günü, aylık rapor önceki ayı kapsar.
• Raporda ne olduğu. E-postanın gövdesinde proje özet tablosu, ekte ayrıntılı SEO raporu PDF'i.
• Onay e-postası. İlk olarak bir onay e-postası geleceği ve bağlantıdan onay verilmesi gerektiği.
• Raporu bırakma hakkı. Her e-postadaki "Bu raporları almayı bırak" bağlantısı.
• Soruların nereye sorulacağı. Raporda anlaşılmayan bir şey olduğunda size nasıl ulaşılacağı.

Bu açıklamayı bir kez yapmak, sonraki aylarda "bu e-posta ne?" ya da "bu sayı ne anlama geliyor?" sorularını büyük ölçüde azaltır.

Açıklamayı yazılı yapmak da faydalıdır. Müşteri şirketinde raporu alan kişi değiştiğinde yeni kişi bu notu okuyarak raporun ne olduğunu hemen anlar.

Gönderim günlüğünü düzenli kontrol etmek

Gönderim günlüğü sorun çıktığında bakılan bir ekran olmamalı. Ayda bir kez günlüğü açıp son gönderimlerin sonucuna göz atmak, sorunları müşteri fark etmeden yakalamanızı sağlar. Özellikle şu durumlara dikkat edin:

Aynı alıcıda art arda başarısız gönderim. Adres artık kullanılmıyor ya da alıcının e-posta sunucusu mesajları reddediyor olabilir. Müşterinizle iletişime geçip güncel adresi isteyin.

Atlanan gönderimler. Satırda yazan nedeni okuyun. Neden bir ayar ya da paket koşuluysa bir sonraki dönemden önce düzeltin.

Hiç gönderim olmayan dönemler. Sıklığın yanlışlıkla kapalıya alınıp alınmadığını ve alıcıların onay durumunu kontrol edin.

Günlük son 50 gönderimi gösterir; daha eski kayıtlar listeden düşer. Bu yüzden düzenli kontrol, bir sorunu kayıt listeden çıkmadan görmenizi sağlar.

Sık yapılan hatalar

Otomatik müşteri raporu kurulduktan sonra en sık karşılaşılan sorunlar şunlardır:

Müşteriyi onay e-postasından haberdar etmemek. Müşteri tanımadığı bir onay e-postasını silebilir ya da görmezden gelebilir. Alıcı onaylamadıkça rapor gönderilmez. Adresi eklemeden önce müşterinize kısa bir mesajla haber verin.

Marka ayarını sonradan yapmak. İlk rapor markasız giderse müşteri farklı bir görünümle karşılaşır, ikinci ay başka bir görünüm görür. Kendi markanla rapor ayarını gönderimden önce tamamlayın.

Sıklığı müşteriyle konuşmadan seçmek. Haftalık rapor bazı müşteriler için fazla gelir ve bir süre sonra okunmaz. Aylık rapor ise yakından takip isteyen bir müşteri için seyrek kalabilir. Sıklığı birlikte belirleyin.

Günlüğe bakmamak. Başarısız ya da atlanan gönderimler fark edilmezse müşteri raporu almadığını aylar sonra söyleyebilir. Günlüğü düzenli kontrol edin.

Raporu açıklamasız bırakmak. Özet tablo ve PDF veriyi taşır; ama müşteri her sayının ne anlama geldiğini bilmeyebilir. İlk raporla birlikte kısa bir okuma rehberi göndermek, sonraki ayların sorularını azaltır.

Sık sorulan sorular

Alıcı onay e-postasını almadı.

Önce adresin doğru yazıldığını kontrol edin. Ardından alıcıdan spam ve gereksiz klasörlerine bakmasını isteyin. Alıcı onaylamadıkça listede Onay bekliyor yazar ve rapor gönderilmez.

Bir projeye kaç alıcı ekleyebilirim?

Proje başına en çok 5 müşteri alıcısı eklenebilir.

Aynı raporu yanlışlıkla iki kez gönderir miyim?

Hayır. Aynı dönemin raporu bir alıcıya iki kez gitmez.

Aylık rapor neden ayın 2'sinde gidiyor?

Aylık rapor önceki ayın tamamını kapsar; ayın 2'si sabah gönderildiğinde önceki ay kapanmış olur. Haftalık rapor her pazartesi sabah, son 7 günü kapsayarak gider.

Gönderim günlüğünde "atlandı" yazıyor.

Satırda atlanma nedeni yazar. Nedeni okuyup gerekli ayarı düzelttiğinizde sonraki dönemde rapor normal gönderilir.

Raporlar benim markamla mı gider?

Kendi markanla rapor ayarı yaptıysanız evet; e-postanın üst bandında ve PDF ekinde firma adınız, logonuz ve renginiz görünür.

Raporu kendi ekibime de gönderebilir miyim?

Alıcı listesi müşteri alıcıları içindir; ama ekipten birinin adresini de ekleyebilirsiniz. Toplam alıcı sayısı proje başına 5 ile sınırlıdır ve her adres aynı onay adımından geçer.

Sıklığı değiştirirsem ne olur?

Yeni sıklık bir sonraki gönderim zamanından itibaren geçerli olur. Haftalıktan aylığa geçerseniz rapor ayın 2'sinde, aylıktan haftalığa geçerseniz pazartesi sabah gider. Aynı dönemin raporu bir alıcıya iki kez gitmez.

Gönderimi geçici olarak durdurabilir miyim?

Evet. Sıklığı Kapalı yapın. Alıcılar listede kalır; gönderimi yeniden açmak istediğinizde haftalık ya da aylık seçmeniz yeterlidir.

Alıcı raporları bıraktı, yeniden ekleyebilir miyim?

Alıcı kendi isteğiyle bıraktıysa onun onayı olmadan rapor göndermemek gerekir. Yeniden almak istediğini söylerse adresi tekrar eklediğinizde onay e-postası gider ve alıcı onayladıktan sonra raporlar yeniden başlar.

Onay e-postası gelmedi diyen alıcıya ne yapmalıyım?

Önce adresin doğru yazıldığını kontrol edin; yanlışsa alıcıyı silip doğru adresle yeniden ekleyin. Adres doğruysa alıcıdan spam klasörüne ve şirketinin e-posta filtresine bakmasını isteyin. Alıcı onay vermediği sürece listede Onay bekliyor yazar ve rapor gönderilmez.

Raporlar hangi adresten gelir?

Raporlar platformun e-posta altyapısından gönderilir. Kendi markanla rapor ayarı yaptıysanız e-postanın üst bandında firma adınız, logonuz ve renginiz görünür; müşteri raporun kimden geldiğini bu banttan anlar.

Kaynaklar

• Gmail Yardım: E-posta gönderenler için yönergeler
• IETF RFC 8058: Tek tıkla abonelikten çıkma
• IETF RFC 2369: Liste komutları için başlık alanları
• Search Console Yardım: Performans raporu